Come organizzare un evento di skate

Nella guida di oggi vedremo insieme da dove partire per organizzare un contest o più in generale un evento di skate. Organizzo eventi di skate, snowboard e kite da molti anni e in questa guida cercherò di mettere nero su bianco quello che è il mio modo di farlo per aiutarti se stai pensando di organizzare il tuo primo evento oppure se già ne fai ma sei in cerca di qualche spunto.

Scopo dell'evento

La prima cosa da fare è capire qual'è lo scopo del tuo evento. Da qui parte tutto, perché senza uno scopo è impossibile sapere con precisione cosa stiamo facendo. Chiediti prima di tutto: "Perché voglio organizzare questo evento"?

Lo scopo può essere ad esempio la promozione sportiva, il classico fine delle associazioni che promuovono lo sport come a.s.d. e club. In alcuni casi lo scopo può essere economico. Ad esempio la vostra associazione organizza un evento per raccogliere fondi per la costruzione di una struttura o acquistare qualcosa. In altri casi lo scopo dell'evento può essere di promozione di un brand, un negozio o un prodotto. E così via, gli scopi possono essere diversi ma l'importante è che ti sia chiaro in mente, perché attorno allo scopo va costruito tutto l'evento.



 

Progetto dell'evento

Una volta che ti è chiaro lo scopo è il momento di capire come vogliamo organizzare il nostro evento. Spesso questa è la cosa che per prima abbiamo in mente. Cominciamo a fantasticare su un evento e già lo vediamo nella nostra mente. Lo skatepark, i riders, la premiazione il party. Ma fermiamoci prima di fantasticare troppo e cominciamo a mettere tutto nero su bianco.  Cosa importante sono le tempistiche. Muoviti con largo anticipo sull'evento. Gli eventi più importanti vengono organizzati con un anno di anticipo. Quelli di medie dimensioni con circa 6 mesi. Per piccoli eventi muoviti con almeno 2 mesi di anticipo. Questo ti lascerà il tempo di fare sopralluoghi verifiche, ottenere autorizzazioni, trovare eventuali sponsor e pubblicizzare il tuo evento. A questo punto comincia a pensare ai seguenti punti:

1. Lo spot: vale a dire il luogo dove vuoi organizzare l'evento;
2. Il programma: Le attività che vuoi fare scandite dagli orari e giorni;
3. Materiale necessario, ad esempio strutture, eventuali stand, palco ecc;
4. Autorizzazioni di cui avrai bisogno;
5. Persone che ti possono aiutare nell'organizzazione: molto importante.

Pianificazione

La prima cosa da verificare quando decidi di fare il tuo evento è la data. Verifica che nella data che hai pensato non ci siano altri eventi simili. Questa è una cosa piuttosto spiacevole quando capita e può limitare la riuscita del tuo evento. Oltre a verificare gli eventi skate verifica anche altri eventi locali che potrebbero influire precludendoti del pubblico.

Budget

Una volta che avrai il tuo progetto nero su bianco comincia a quantificare i costi di ogni parte. Ad esempio i costi per le strutture. Se vuoi fare un contest di miniramp ma non hai una mini, dovrai affittarla, acquistarla o costruirne una. Questo sarà chiaramente uno dei tuoi costi. E poi le attività: se tra le attività metti per esempio un corso, avrai bisogno di un insegnate a meno che non sia parte dello staff che presta la sua opera gratuitamente. Lo spot dove fare l'evento è fondamentale e non da sottovalutare. Se vuoi utilizzare il suolo pubblico avrai un costo detto di "occupazione del suolo". Se vuoi mettere degli stand di espositori le cose si complicano un pò, perché avrai bisogno anche di un progetto con planimetria. Se hai previsto della musica informati con l'ufficio locale sui costi SIAE e non dimenticare le certificazioni tecniche necessarie per impianti e impatto acustico. Ultimo non per importanza la pubblicità. Non dimenticare di riservare un budget a questo aspetto. Se le persone non sanno del tuo evento può essere anche il migliore del mondo ma sarà un flop.  Detta così sembra un sacco di roba e viene voglia di lasciar perdere, lo so. In realtà se hai uno staff di collaboratori su cui contare e ti sei preso i tempi che dicevo sopra, non dico che sarà facile ma è tutto fattibile.

Lo staff

Lo staff è una delle chiavi del successo del tuo evento. Quando scelgo lo staff prima di tutto cerco di comporlo in base alle competenze. Ecco le competenze più utili per organizzare un evento:

1. Grafico: per realizzare locandine, campagne di promozione e creatività di promozione dell'evento
2. Avvocato: avere un avvocato nello staff non sempre è possibile ma se ne hai la possibilità sarà di grande aiuto per le varie dichiarazioni, adempimenti burocratici ecc.
3. Tecnico: avrai bisogno di preparare planimetrie e altra documentazione tecnica. Avere un tecnico all'interno dello staff ti farà risparmiare tempo e soldi.
4. Commerciale: non tutti sono bravi a vendere, anzi lo sono veramente in pochi. Se hai bisogno di trovare sponsor e collaborazioni, avere una persona dello staff con buone doti di commerciale è fondamentale.
5. Volontari: sono persone che ti aiuteranno nell'organizzazione e gestione dell'evento. Pianificazione, Gestione e promozione. Di solito cerco appassionati del settore sui quali so di poter fare affidamento.

Se non hai la possibilità di avere nello staff queste figure non disperare. Semplicemente dovrai pagare dei professionisti per fare alcune cose e il tuo budget si alzerà... Ma niente che un buon commerciale non possa risolvere! :)

Il contest

Veniamo alla parte più importante, il fulcro del nostro evento: il contest. Come organizzarlo? Come funziona un contest di skate? Ora ti rivelo il mio segreto. E' più semplice di quello che pensi. Quando voglio organizzare un evento di solito comincio a studiarlo con largo anticipo, almeno 6 mesi prima, a volte 1 anno. La prima cosa che faccio è cercare un evento simile a quello che voglio organizzare e prendervi parte. Scelgo il migliore possibile, quello che sembra avere il maggior riscontro del pubblico, quindi mi iscrivo e vado a prendervi parte. Durante l'evento, mentre mi diverto, seguo con attenzione tutta l'organizzazione. Numero di persone nello staff, il programma, i giudici, tutto quanto. Allo stesso tempo sto insieme ai partecipanti e cerco di capire come stanno vivendo l'evento. Se il riscontro di chi partecipa è buono siamo sulla strada giusta. Se i partecipanti hanno da ridire o non sembrano divertirsi allora so che non è un evento da cui prendere spunti  e ho comunque imparato qualcosa di utile.

Quindi il mio semplice consiglio se sei alle prima armi è: vai e partecipa a un evento che ti piace. Al ritorno avrai le idee molto più chiare su cosa fare. EASY.

I contest possono essere di vario tipo. I più semplici nello skate sono i Game Of Skate. Non servono strutture, non hai bisogno di giudici ultra specializzati e chi partecipa si diverte sempre. Se è la prima volta che fai un evento di skate puoi partire da questo.

Se sei particolarmente brillante puoi inventare tu stesso un format di gara. Ad esempio una gara ad ostacoli, un percorso a tempo, ecc. In questo caso però ti suggerisco di fare dei test. Prendi il tuo gruppo di amici, la tua crew e provate il format che hai pensato per capire se è divertente e che problemi possono nascere durante lo svolgimento. Non lasciare nulla al caso.

Ricorda che gli skaters al contrario di ciò che si pensa, sono molto esigenti quando si parla di eventi.

Pubblicità

A questo punto siamo un pezzo avanti. Hai lo Staff giusto, hai pianificato la data , stai procedendo alle varie autorizzazioni e il tuo contest sta prendendo forma. E' il momento di far sapere a tutti del tuo evento. Una volta si facevano i volantini, oggi l'equivalente sono le campagne a pagamento su web. Con lo stesso costo dei vecchi volantini puoi avere una resa decisamente maggiore sfruttando i social come Facebook, Instagram ecc.  Se hai budget a sufficienza puoi comunque stampare dei flyer e farli arrivare negli shop del settore o di zona se il tuo è un evento locale. Stampa se possibile anche delle locandine che i negozi del settore potranno mettere al loro interno per far sapere ai loro clienti del tuo evento. Comunica al pubblico il tuo evento solo quando tutto è confermato e fallo con almeno 30 giorni di anticipo. Non cominciare a pubblicizzare il tuo evento troppo presto. Se cominci 3 mesi prima il tuo pubblico si raffredderà come si dice in gergo. Quindi comunica 1 mese prima l'evento e 10 giorni prima comincia a spingere forte con la comunicazione con post social, post sui gruppi del settore ecc. Fai in modo che più persone possibile condividano l'evento. Coinvolgi lo staff e tutti quelli che possono aiutarti a raggiungere il pubblico adatto.

Se vuoi organizzare un contest "di un certo livello" ricorda di coinvolgere e invitare riders sponsorizzati cercando di creare situazioni di favore per loro. Ad esempio puoi trovargli una sistemazione gratuita o se hai del budget prevedere un rimborso spese per il viaggio. Se sono davvero bravi loro saranno gli attori del tuo show.

 

Eventi semplificati

Se vuoi realizzare un evento più semplice, ecco alcuni trucchi che possono renderti la vita più facile.

1. Organizza il tuo evento in una struttura dedicata come uno skatepark o collabora con una polisportiva. Loro potranno aiutarti nelle varie fasi. Inoltre organizzando l'evento nella loro struttura potrai evitare la burocrazia dell'utilizzo del suolo pubblico e altri adempimenti tecnici.
2. Invece di un classico Contest potresti organizzare un Meeting, cioè un ritrovo spontaneo di persone. Certo è un tipo di evento diverso, ma se sei alle prime armi può essere un primo passo per capire il riscontro del tuo pubblico e sondare il terreno per un eventuale evento successivo. Facendo un semplice meeting di persone inoltre non dovrai preoccuparti del contest con tutto ciò che ne deriva (giuria, premi, ecc).
3. Crea un evento in collaborazione con il tuo negozio locale. Lui potrà essere il tuo gancio con i vari distributori e ha tutto l'interesse ad aiutarti nella diffusione del tuo evento. I negozi spesso hanno contatti con le associazioni di categoria, che possono metterti in comunicazione con gli uffici del comune di cui hai bisogno. Spesso dalle associazioni puoi anche ricevere supporto prezioso.